Integrace knihovního systému

Knihovny VUT v Brně ke své práci využívají knihovnický systém ALEPH500 od roku 2002, přičemž spuštění ostrého provozu proběhlo v září roku 2003. V současné době zprostředkovávají knihovnicko-informační služby s využitím tohoto systému svým uživatelům tato pracoviště:

• Ústřední knihovna VUT v Brně,
• Areálová knihovna FEKT,
• Areálová knihovna FSI,
• Fakultní knihovna FAVU,
• Knihovna FA,
• Knihovna FCH,
• Knihovna FIT,
• Knihovna FP,
• KIC FAST VUT v Brně.

V systému je zpracováno více než 100 tisíc bibliografických záznamů jednotlivých dokumentů a přes 230 tisíc jednotek, průměrné přírůstky nové literatury se pohybují kolem 20 tisíc nových exemplářů za rok. V evidenci je registrováno přes 40 tisíc uživatelů, a to jak zaměstnanců a studentů univerzity, tak i mnoho čtenářů z řad veřejnosti. Knihovny během roku  uskuteční přes 100 tisíc výpůjček, a přes 2000 meziknihovních výpůjček.

Autentizace čtenářů

Autentizace čtenářů (osob z VUT) probíhá prostřednictvím autentizačního systému Shibboleth. V Alephu byla zprovozněna komponenta PDS (Patron Directory Service), která obhospodařuje propojení s autentizační autoritou (IdP - Identity Provider). Tou je tento portál VUT.

V knihovním systému tak není nutné uchovávat hesla. Při přihlášení do knihovního katalogu dojde k přesměrování na portál VUT, kde se uživatel hlásí standradními přihlašovacími údaji (VUT loginem nebo perid a VUT heslem).

Kromě samotné autentizace zabezpečuje Shibboleth také SSO funkcionalitu (Single Sign On) - jakmile je uživatel jednou autentizován, je tato autentizace platná také pro všechny aplikace v systému sdružené. Tedy kromě knihovního systému také do digitální knihovny, systému na správu citací Citace PRO, EZ proxy pro přístup k el. zdrojům a v neposlední řadě do některých el. zdrojů samotných.

Import čtenářů

Základnu uživatelů - čtenářů knihoven VUT tvoří studenti, vyučující a zaměstnanci instituce. Tyto osoby se čtenáři stávají automaticky a pochopitelně zdarma.

Veškeré informace, které jsou potřeba pro založení čtenářského účtu čerpáme z centrální databáze informačního systému školy (CDB).  Jedná se především o tyto údaje:

• Jednoznačný identifikátor (VUT perid)
• Jméno a příjmení
• Adresa
• E-mail
• Údaje o poměru (poměrech) k VUT
• Datum ukončení poměru
• Údaje o kartě studenta/zaměstnance
• Fotografie

Na základě těchto údajů jsou konta čtenářů nejen vytvářena, ale v případě změny údajů také aktualizována.

Po ukončení platnosti vztahu čtenáře k VUT jsou konta také (za předpokladu vyřízení všech závazků) automaticky rušena.

Implementace

Nahrávání čtenářů je řešeno skriptem v jazyce Perl, který implementuje konečný automat.  K CDB přistupujeme přes webové rozhraní (protokol HTTP). Stahované soubory s daty jsou ve formátu JSON. Výsledkem XSL transformace je XML soubor s daty, který akceptuje systém Aleph, konkrétně služba pro nahrávání čtenářů.

Nahrání do Alephu je realizováno prostřednictvím služeb komponenty x-server (konkrétně update-bor, a ill-bor-info).  Původně používaná služba p-file-20 a zkušenosti s ní ale nejsou zapomenuty -  update-bor je jejím webovým "obalem" a řídí se stejnými pravidly.

Celý mechanismus je řízen bash skriptem.

Inkrementální import (tedy import nových nebo aktualizovaných záznamů) je realizován každou noc. Jednou za měsíc probíhá celková synchronizace obou systémů - stahovány a aktualizovány jsou všechny záznamy. Nahrají se tak také záznamy, které z nejrůznějších důvodů nezachytila inkrementální aktualizace.

Nezávisle na tomto procesu probíhá také nahravání fotografií čtenářů do systému. Opět existuje webové rozhraní, přes které se stahují fotografie a ukládájí se do patřičného místa v adresářové struktuře knihovního systému.

Nahrávání záznamů vysokoškolských kvalifikačních prací (VŠKP)

Knihovny VUT tradičně uchovávají sbírky VŠKP v tištěné nebo elektronické formě.  Tyto práce jsou studenty odevzdávány do informačního systému - v CDB se nacházejí také metadata. Z těchto metadat je sestavován bibligrafický záznam, který může být nahrán do Alephu, čímž se výrazně ulehčí práce katalogizátorovi.

Nová uživatelská služba umožňuje na základě jednotek fyzicky dodaných do knihovny nahrát bibliografický záznam. Ten stačí mírně upravit, navázat na něj jednotku a ... hotovo. K nahrání dochází pouze jednou (pokusy o znovunahrání či aktualizaci jsou zamítnuty), katalogizátor tak má nad záznamem plnou kontrolu a jistotu, že mu jej systém nepřepíše.

Řešení nahrazuje předcházející, které v mnohém nevyhovovalo (nahrával se celý obraz báze - bez návaznosti na existující jednotky, nekvalitně připravené šablony, katalogizátor neměl nad záznamem kontrolu a jiné).

Implementace

K CDB přistupujeme přes webové rozhraní (protokol HTTP). Stahované soubory s daty jsou ve formátu JSON.

Stažená data se XSLT transformací překonvertují na bibliografgický záznam ve formátu oai_marc, který může být nahrán do systému.

Interakce se systémem Aleph se děje pomocí služeb x-serveru (konkrétně find, present a update-doc).

Celý mechanismus je řízen skriptem v jazyce Perl a je implementován jako konečný automat.

Knihovníkovi je k dispozici prostřednictvím uživatelské služby p-but-01, která na vstupu očekává hlavně eVŠKP id - jednoznačný identifikátor práce.

SAP & Aleph

Propojení systémů knihovního a ekonomického si za cíl klade zpřesnění evidence z prostředků univerzity pořizované literatury a v důsledku takto zpřesněné evidence pak lepší nakládání s finančními prostředky.

Kromě samotné integrace dvou systémů bylo zprovozněno rozsáhlé a také ve významné míře elektronizované workflow zahrnující:

• zadávání požadavků na nákup literatury
• zpracování požadavku akvizitérem
• schválení požadavku (akvizitérem, příkazcem operace, správcem rozpočtu)
• vytvoření bib. záznamu v Alephu
• vytvoření objednávky a její přenesení do Alephu
• dodání jednotky v Alephu
• uzavření transakce, likvidace faktury

Implementace

Většina operací wokflow je realizována prostřednictvím webové aplikace Nákup, která je nadstavbou nad SAPem (prostředí Web Dynpro) a je integrována do intraportálu VUT.

V Alephu se začal intenzivněji (nikoliv však plně) využívat modul Akvizice. Konkrétně pro zpracování ze SAPu importovaných objednávek a pro dodávání došlé literatury.

Zmíněné systémy jsou integrovány v několika bodech za použití různých technologií:

1. Přenos bibliografických údajů z Alephu do SAPu: V dávkách dochází k částečné synchronizaci bib. báze v Alephu s jejím obrazem v SAPu za použití x-serveru (volání služeb find/present)
2. Vyhledávání v Alephu: V prostředí webové aplikace je možné online prohledávat Aleph opět za použití služeb find a present.
3. Tvorba bibliografických záznamů v Alephu: Z prostředí webové aplikace je možné online vytvářet. bib. záznamy voláním služby x-serveru update-doc.
4. Import objednávek: SAP exportuje soubory s daty do umístění na serveru knihovního systému, kde je dávkově zpracovává perlový skript a SQL importem je vkládá do databáze.
5. Potvrzení dodání:  Dávkově jsou z databáze Alephu pomocí SQL dotazu exportována data o dodání a ta jsou perlovým skriptem předáná vystavené webové službě, která je zpracovává.

Tato integrace nebyla zdaleka realizována pouze silami ÚK a OES. Vývojové práce na straně SAPu (jmenovitě webová aplikace) prováděla firma Novasoft. Za integraci na straně Alephu je zodpovědná firma Multidata.