O systému Aleph

Automatizovaný knihovnický systém ALEPH500 je produktem izraelské firmy ExLibris, jeho distribuci pro Českou a Slovenskou republiku zajišťuje společnost Multidata Praha, s.r.o.

Tento systém zahrnuje několik tzv. klientů, přičemž nejdůležitější používané knihovnami VUT v Brně jsou:

• Grafický klient – aplikace nainstalovaná na počítačích knihovníků,  jejíž prostřednictvím se realizují jednotlivé knihovnické úkony jako katalogizace či půjčování dokumentů.
• Online katalog – aplikace přístupná přes web, která slouží uživatelům k vyhledávání knih a dalších publikací které knihovny VUT v Brně nabízejí.

Data, se kterými Aleph pracuje, jsou uložena v databázovém systému Oracle. Základem jsou tzv. "báze", které se dělí na:

• Bibliografickou – ta obsahuje bibliografické záznamy dokumentů.
• Administrativní - informace o čtenářích, záznamech jednotlivých exemplářů titulů, výpůjčkách apod.
• Autoritní - záznamy o autorech a původcích dokumentů

Systém umožňuje práci v několika základních modulech, z nichž první čtyři slouží knihovníkům, poslední uživatelům:

• Katalogizační modul – slouží k evidenci a správě bibliografických záznamů dokumentů
• Výpůjční protokol – modul pro správu výpůjček, vracení dokumentů i jejich případné prodloužení. Dále pak slouží pro práci se systémem platebních transakcí a v neposlední řadě evidenci a správu čtenářských kont jednotlivých uživatelů
• Meziknihovní výpůjční služba – umožňuje evidenci požadavků na meziknihovní výpůjční službu, popř. mezinárodní meziknihovní výpůjční službu a přehled a správu kont jednotlivých dodavatelů těchto služeb
• Akvizice/seriály – pro správu a evidenci periodik, práci se systémem rozpočtů, objednávkovými formuláři, fakturaci a urgenci atd.
• WebOPAC – online katalog umožňující prohlížení rejstříků, vyhledávání dokumentů, dále lze spravovat čtenářské konto, objednávat dokumenty službou MVS a rezervovat rozpůjčovanou literaturu.

Informační emaily

Knihovní systém rozesílá nad rámec standardních služeb čtenářům upozornění o blížícím se konci výpůjční lhůty. V případě, že čtenář včas nevrátí výpůjčky, rozesílá systém elektronickou cestou také upomínky. Systém takto připomíná čtenářům jejich povinnosti a v konečném důsledku také šetří jejich kapsy. Po zavedení této služby poklesl počet pozdě vrácených dokumentů, které pak byly k dispozici i dalším čtenářům.

• Upozornění o blížícím se konci výpůjční doby je zasíláno dva dny před uplynutím lhůty
• Upomínky jsou tři a jsou rozesílány vždy po 14 dnech (14, 28, 42)