Informace o zpracování osobních údajů uchazečů o studium na VUT

1.  Správce osobních údajů

Správce osobních údajů, kterým je Vysoké učení technické v Brně, Antonínská 548/1, 602 00 Brno, IČ: 00216305, DIČ: CZ00216305, je veřejnou vysokou školou zřízenou zákonem. Při své činnosti Vysoké učení technické v Brně zpracovává osobní údaje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a podle dalších právních předpisů. Vysoké učení technické v Brně (dále i „VUT“) v souvislosti s účinností výše uvedeného Nařízení (dále i „Nařízení GDPR“) ustanovilo pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Lucie Schimmelová. Pověřence je možno kontaktovat na adrese: Vysoké učení technické v Brně, Gorkého 62/13, 602 00 Brno, e-mail: poverenec@vut.cz.

2.  Účely zpracování osobních údajů

Veřejná vysoká škola zpracovává osobní údaje uchazečů o studium za účelem:

• přijetí a evidence přihlášky ke studiu,
• vedení přijímacího řízení a ověření splnění podmínek přijetí ke studiu,
• organizace a vyhodnocení přijímací zkoušky, je-li součástí přijímacího řízení,
• vydání a doručení rozhodnutí ve věci přijetí nebo nepřijetí ke studiu, včetně vedení navazujících procesních úkonů,
• umožnění výkonu práv uchazeče v přijímacím řízení, zejména nahlížení do spisu a vyřízení opravných prostředků,
• plnění zákonných evidenčních, oznamovacích, statistických a dalších povinností veřejné vysoké školy vůči oprávněným subjektům,
• vedení spisové služby, archivace a ochrany práv veřejné vysoké školy i uchazečů,
• případného převedení relevantních údajů do studijní agendy, je-li uchazeč přijat a zapíše se ke studiu.

Přijímací řízení, podmínky přijetí, náležitosti přihlášky a předávání údajů ministerstvu upravuje zejména zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, zejména § 49, § 50 a § 87 odst. 1 písm. i).

3.  Právní základ zpracování

Osobní údaje uchazečů o studium jsou zpracovávány zejména na těchto právních základech:

• čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti správce,
• čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR – splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.

Právním základem je zejména zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů, a další související právní předpisy upravující činnost veřejné vysoké školy, vedení přijímacího řízení, rozhodování o přijetí ke studiu, doručování, spisovou službu, archivnictví a plnění povinností vůči orgánům veřejné moci. GDPR současně stanoví právní základy podle čl. 6 odst. 1 písm. c) a e).

Pokud jsou v konkrétním případě zpracovávány zvláštní kategorie osobních údajů, zejména údaje o zdravotním stavu, děje se tak pouze tehdy, je-li to nezbytné a odpovídá-li tomu právní důvod podle GDPR a souvisejících právních předpisů.

4.  Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Veřejná vysoká škola zpracovává zejména tyto osobní údaje uchazečů o studium:

1. Identifikační a kontaktní údaje
   
   Jméno, popřípadě jména, příjmení, tituly, rodné číslo, bylo-li přiděleno, adresa místa trvalého pobytu na území České republiky, adresa bydliště mimo území České republiky, případně doručovací adresa, byla-li uchazečem poskytnuta, u cizinců též datum narození, pohlaví, bydliště v České republice a státní občanství, případně stát, v němž má trvalý pobyt, e-mailová adresa a telefonní číslo, pokud jsou v rámci přijímacího řízení využívány pro komunikaci s uchazečem. Povinné náležitosti přihlášky upravuje § 50 zákona o vysokých školách.
2. Údaje o předchozím vzdělání
   
   Údaje o dosaženém středním, vyšším odborném nebo vysokoškolském vzdělání, údaje o předchozím studiu, údaje o oboru vzdělání nebo absolvovaném vzdělávacím programu, rok vykonání maturitní zkoušky nebo absolutoria, údaje o zahraničním vzdělání, doklady prokazující splnění základních podmínek přijetí ke studiu a další údaje nezbytné pro posouzení splnění podmínek přijetí.
3. Údaje související s přijímacím řízením
   
   Údaje o studijním programu, specializaci, formě a typu studia, k němuž uchazeč podává přihlášku, údaje o průběhu přijímacího řízení, údaje o výsledcích přijímací zkoušky nebo jiného ověření splnění podmínek přijetí, údaje o pořadí uchazeče, o vydaném rozhodnutí a o dalších procesních úkonech ve věci přijetí ke studiu. Podmínky přijetí a rozhodování v přijímacím řízení upravují § 49 a § 50 zákona o vysokých školách.
4. Další údaje
   
   Údaje o splnění dalších podmínek pro přijetí ke studiu týkajících se určitých znalostí, schopností, nadání nebo prospěchu, a v odůvodněných případech též údaje o zdravotní způsobilosti nebo zdravotním stavu a specifických potřebách uchazeče, pokud je taková podmínka nebo potřeba stanovena právním předpisem, podmínkami přijetí ke studiu nebo je nezbytná pro zajištění přiměřeného průběhu přijímacího řízení.

5.  Zdroj osobních údajů

Osobní údaje jsou získávány především přímo od uchazeče, zejména prostřednictvím přihlášky ke studiu a dokumentů předložených v přijímacím řízení.

Další údaje mohou být v odůvodněných případech získány od jiných oprávněných subjektů nebo z veřejných evidencí, pokud to stanoví právní předpis nebo je to nezbytné pro ověření splnění podmínek přijetí ke studiu.

6.  Příjemci osobních údajů

Osobní údaje uchazečů o studium mohou být zpřístupněny nebo předány zejména:

• zaměstnancům a orgánům veřejné vysoké školy, kteří je potřebují pro plnění svých pracovních nebo funkčních povinností,
• Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy v rozsahu stanoveném právními předpisy,
• zpracovatelům zajišťujícím technické a organizační služby pro veřejnou vysokou školu,
• dalším orgánům veřejné moci nebo jiným subjektům, stanoví-li tak právní předpis nebo pravomocné rozhodnutí příslušného orgánu.

Ministerstvo je podle zákona oprávněno sdružovat a využívat informace o uchazečích o studium a vysoké školy jsou povinny tyto údaje předávat v předepsané struktuře a formě.

Je-li v konkrétním přijímacím řízení využit externí dodavatel testování nebo ověřování výsledků, mohou být nezbytné osobní údaje předány tomuto subjektu v rozsahu nutném pro zajištění dané služby a v souladu s odpovídajícím právním a smluvním nastavením.

7.  Předávání osobních údajů do třetích zemí

Osobní údaje uchazečů o studium nejsou v rámci běžného přijímacího řízení předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím, ledaže by to vyplývalo z konkrétní služby nebo mezinárodní spolupráce. V takovém případě bude uchazeči poskytnuta samostatná informace v souladu s platnými právními předpisy.

8.  Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchazečů o studium jsou uchovávány po dobu nezbytnou k naplnění výše uvedených účelů, zejména po dobu trvání přijímacího řízení, dále po dobu běhu opravných prostředků, kontrolních a přezkumných mechanismů a následně po dobu stanovenou spisovým a skartačním plánem veřejné vysoké školy a právními předpisy upravujícími spisovou službu a archivnictví.

Je-li uchazeč přijat a zapíše se ke studiu, stávají se relevantní osobní údaje součástí studijní agendy a jsou dále zpracovávány v režimu osobních údajů studentů.

9.  Práva subjektu údajů

Uchazeč o studium má za podmínek stanovených GDPR právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných osobních údajů,
• požadovat doplnění neúplných osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování, je-li zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Právo na výmaz není absolutní a neuplatní se v rozsahu, v jakém je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce nebo pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Právo na přenositelnost osobních údajů se neuplatní v rozsahu, v jakém je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Omezení těchto práv vyplývá přímo z GDPR, zejména z čl. 17 a čl. 20 odst. 3.

Žádosti o výkon práv subjektu údajů lze podat na kontaktních údajích správce nebo pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených výše.

10.  Právo podat stížnost

Uchazeč o studium má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7

11.  Automatizované rozhodování

V rámci běžného přijímacího řízení nedochází k rozhodování založenému výlučně na automatizovaném individuálním rozhodování, včetně profilování, ledaže by veřejná vysoká škola v konkrétní agendě výslovně stanovila jiný postup a uchazeče o tom odpovídajícím způsobem informovala.