Školení zaměstnanců

Dokumenty ke stažení

• PŘÍRUČKA PRO ZAMĚSTNANCE
• Erasmus+ Mobility Agreement for Training
• Erasmus+ Mobility Agreement for Training VZOR
• Potvrzení o délce a náplni pobytu (Confirmation)
• Závěrečná zpráva
• Grant pro pobytové a cestovní náklady
• Check-list pro zaměstnanecké mobility 

Všichni zaměstnanci VUT mohou přes program Erasmus+ vycestovat na školící pobyt. Cílem školení je podpořit vzájemné vztahy a spolupráci mezi vysokými školami a podniky v rámci evropského prostoru, zvýšit odbornost zaměstnance na dané pracovní pozici.

Na školení lze vycestovat do následujících zemí:

• Norsko, Dánsko, Lucembursko, Island, Švédsko, Irsko, Finsko, Lichtenštejnsko
• Nizozemsko, Rakousko, Belgie, Francie, Německo, Itálie, Španělsko, Kypr, Řecko, Malta, Portugalsko
• Slovinsko, Estonsko, Lotyšsko, Chorvatsko, Slovensko, Litva, Turecko, Maďarsko, Polsko, Rumunsko, Buhlharsko, Republika Severní Makedonie, Srbsko

Podmínky účasti

Školení v zahraničí se může účastnit zaměstnanec, který:

• má na VUT pracovní smlouvu na HPP (plný nebo zkrácený úvazek)
• byl vybrán ve výběrovém řízení
• splňuje kvalifikační podmínky programu Erasmus+ pro zaměstnanecké pobyty

Podmínky školení

Tato aktivita umožňuje zaměstnancům VUT absolvovat školení na zahraniční partnerské vysokoškolské instituci nebo ve vybraném podniku. U těchto pobytů není nutnost uzavírat inter-institucionální smlouvy mezi jednotlivými pracovišti. Školení na zahraniční instituci by mělo proběhnout v minimální délce 8 hod/den.

Délka pobytu

• 2 po sobě jdoucí dny až 60 dnů

Uznatelné aktivity

• Staff Week
• Job shadowing (stínování zaměstnance na zahraniční univerzitě)
• Metodická školení pro učitele
• Jazykové kurzy

Neuznatelné aktivity

• účast na konferenci
• domlouvání spolupráce, práce na společném projektu

Účast na jazykových kurzech je doporučena především pro zaměstnance, kteří vedou pravidelně výuku v anglickém jazyce, pořádají akce pro zahraniční návštěvy, spolupracují se zahraničními studenty, využívají aktivně anglický jazyk na dané pracovní pozici. Účast na jazykových kurzech jiného jazyka musí být řádně zdůvodněna (podmínkou je aktivní používání druhého jazyka na pracovní pozici).

Jazykové kurzy mohou tvořit maximálně 20 % z přiděleného rozpočtu na daný akademický rok. Počet jazykových kurzů na F/S určuje Institucionální koordinátor na začátku projektového období.

Finanční podmínky

Finanční podpora je pouze příspěvkem a neklade si za cíl pokrývat veškeré náklady a předpokládá se finanční spoluúčast fakulty, která zaměstnance na mobilitu vysílá.

• finanční podpora je určena na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem a představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí.
• finanční podpora se přiděluje zvlášť na pobytové náklady a na cestovné, a to paušální částkou. Výše grantu na cestovné vychází z kilometrové vzdálenosti, vypočtené Distance Calculatorem (přidat odkaz). V případě, kdy cestují dva a více zaměstnanců jedním autem, náleží cestovní grant pouze řidiči.
• finanční podpora na pobytové náklady je poskytována výlučně na dny aktivity, které jsou potvrzené v Mobility Agreementu.
• finanční podpora nemůže být použita k úhradě nákladů, které jsou již hrazeny z jiných akcí/programů EU.

Období online mobility není ze strany program Erasmus+ finančně podpořeno. Finanční podpora je přiznána pouze za období fyzické mobility.

Výše finanční podpory platí pro zaměstnance nominované v období prosinec-leden na LS 2023/2024 (výjezdy do 15. září).

Termíny přihlašování

Termíny 2025

Výběrové řízení na letní semestr 24/25

• prosinec 2024 - leden 2025
• realizace mobilit od 1.2.2025 do 15.9.2025

Termín výběrových řízení je orientační a závisí především na aktuální dostupnosti finančních prostředků v rámci Erasmus+. V případě zbývajících finančních prostředků může Institucionální koordinátor vyhlásit dodatečné výběrové řízení.

Kritéria výběru zaměstnance

VUT klade důraz na transparentnost a férovost při výběru zaměstnanců na výjezdy v rámci programu Erasmus+. Přihlášky jsou posuzovány na základě centrálně stanovených kritérií, která zajišťují objektivní a spravedlivé hodnocení všech uchazečů.

Přihláška

Přihláška se podává prostřednictvím elektronického formuláře. Pro více informací kontaktujte zahraniční ooddělení fakulty nebo součásti VUT, popřípadě Institucionálního koordinátora Erasmus+.

Před odjezdem

Po ukončení výběrového řízení obdrží zaměstnanec potvrzení od Institucionálního koordinátora, včetně návodu, jak postupovat před zahájením mobility.

Mobility Agreement

Zaměstnanec je povinen před zahájením mobility řádné vyplnit a nechat podepsat Mobility Agreement. Mobility Agreement musí obsahovat popis plánované aktivity.

Mobility Agreement podepisuje a schvaluje:

1. vyjíždějící zaměstnanec
2. proděkan pro zahraničí (popřípadě jiná pověřená osoba)
3. přijímající instituce

Cestovní příkaz

Po schválení mobility Mobility Agreementu si zaměstnanec založí a vyplní cestovní příkaz, kam uvede svoje přepokládané náklady. Nákup letenek, jízdenek a platby za ubytování se provádí až po schválení cestovního příkazu nadřízeným. Při nákupu letenek doporučujeme sjednání pojištění na storno, 

• OINT doplní do cestovní příkazu číslo účastnické smlouvy a zdroj financování za Erasmus
• Zaměstnanec doplní zdroj financování, ze kterého se bude hradit případný doplatek fakulty a pojištění

Uzavření účastnické smlouvy

• Po schválení Mobility Agreementu a cestovního příkazu uzavírá vyjíždějící zaměstnanec účastnickou smlouvu s VUT. Dokument připraví OINT a zašle zaměstnanci k podpisu interní poštou nebo emailem (pokud zaměstnanec vlastní certifikovaný el. podpis, lze smlouvu podepsat elektronicky). Podepsaný originál zasílá vyučující zpět na OINT.
• Účastnická smlouva musí být podepsána před zahájením pobytu.

Během pobytu

• Během pobytu pracovník dodržuje předem schválený program výuky i počet výukových dní.

Po návratu

Po návratu je povinností účastníka zajistit si potvrzení programu na zahraniční instituci. Potvrzení školícího programu Erasmus+ musí být vydáno nejdříve v den ukončení pobytu. Dny pobytu potvrzených zahraniční stranou se musí shodovat daty uvedenými v Mobility Agreeementu a v účastnické smlouvě.

Potvrzení školení je rozhodující pro určení konečné výše grantu. Akceptuje se také dokument vystavený zahraniční stranou na jejich hlavičkovém papíře.

Po návratu z pobytu je zaměstnanec povinen:

• odevzdat osobně nebo kufrovou poštou na Oddělení Internacionalizace (OINT) originál Confirmation – potvrzení o reálné délce výukového pobytu podepsaného přijímající organizací, a to nejpozději do 10 dnů od ukončení pobytu (je možné akceptovat i zaslání Confirmation z přijímající instituce na email pracovníka OINT)
• odevzdat na OINT závěrečnou zprávu
• vyplnit vyúčtování pracovní cesty a odevzdat veškeré doklady na OINT do 10 pracovních dnů
• do 15 dnů od výzvy emailem vyplnit závěrečnou zprávu (EU Survey) v online databázi Evropské komise

Pro vyúčtování pracovní cesty je zaměstnanec povinen na OINT dodat:

• všechny faktury (finální, doklad o rezervaci či zálohová faktura nestačí), lístky za MHD(pokud máte jízdenky fyzicky, prosím doručte je, pokud nakupujete např. v automatu a nabíjíte kartu – je nutný doklad o zaplacení a ceně – zde pouze výpis z účtu nestačí), letenky včetně boarding passů (jakékoliv menší doklady, než A4 je potřeba nalepit na list A4 a popsat jménem a číslem PC)
• při platbě soukromou kartou je potřeba vždy dodat potvrzení o platbě (výpis z účtu)
• na faktuře za ubytování musí být uvedeno, zde byla v ceně zahrnuta i strava (pokud ne, tak je potřeba přiložit čestné prohlášení, nebo tuto informaci uvést v závěrečné zprávě). Pokud je na faktuře cena za snídani vyčíslená a uvedená zvlášť, do ubytování si nárokujte pouze cenu za ubytování a snídani si nárokujte pouze v rámci stravného (tzn. neodklikne se ve stravném, ale nikde jinde ji nenárokujte)
• do vyúčtování se uvádí vždy měna, která je na faktuře
• pokud je něco hrazeno společně, je potřeba nakopírovat faktury (případně výpisy z účtu) do každého vyúčtování a rozepsat poměrnou částku. Ideální však je, aby každý měl svou fakturu zvlášť. Do el. vyúčtování je možné uvést součet menších částek do jedné souhrnné (např. za MHD, do el. vyúčtování nemusíte rozepisovat jednotlivé jízdenky), je potřeba to rozepsat na papír, ke kterému jsou doklady připevněny
• v případě nutnosti využití např. taxíku, zapůjčení auta, či pokud cestuje zaměstnanec autem na/z letiště, musí být tato skutečnost vždy uvedena a řádně zdůvodněna v závěrečné zprávě či čestném prohlášení.
• u cesty autem je nutné, aby bylo dopředu schválené v CP. Pokud tomu tak není, a zaměstnanec si nárokuje proplacení, musí se dodatečně dodat písemné schválení od vedoucího pracovníka a bude proplacena pouze náhrada ve výši jízdenky veřejnou dopravou.
• v případě náhrady ve výši jízdenky veřejnou dopravou nemůže zaměstnanec nárokovat další náklady spojené s cestou autem (dálniční známka, parkování apod.)

Finanční podpora - ZS 2024/2025 (od 14.6.2024)

Výše finanční podpory platí pro zaměstnance nominované v období květen-červen na ZS 2024/2025.

• V případě využití ekologičtějšího dopravního prostředku, jako je například autobus a vlak, přisluší účastníkovi mobility vyšší cestovní grant. Hlavní část cesty musí být realizována některým z uvedených prostředků a účastníci musí uchovávat důkazy o uskutečnění takovéto cesty (jízdenky).

Další důležité informace k postupu a pravidlům Erasmus+ naleznete v Pokynu č. 19/2017.

• PDFZaměstnanecká příručka
• PDFCheck list pro zaměstnanecké mobility Erasmus